160 天來,那個在台南市長室萌芽的專案系統

專案系統操作畫面

感謝黃偉哲市長的賞識,讓我有機會跟著進入到台南市長室服務,在屆滿 160 天的今天想要用專案系統發展過程回顧一下自己做了些什麼。

在市長室的工作很有挑戰性,因為資訊進入市長室之前已經在許多公文流程中累積,一份公文背後可能代表了十多場的會議以及上百個人次參與的討論,要想一時半刻看懂不太容易;我試著建置了一個專案系統,從記錄工作開始,慢慢的探索可能的規律,而這些資料隨著時間的累積效果才慢慢浮現,像是各次市政會議以及各種對外的新聞稿,在幾次緊急的情況中才可以看出這個過程值得投資。

市長臉書的經營比較特別,除了會有人帶動氣氛之外,我們也會參與處理具體的陳情案件;只是慢慢可以發現,案件累積的速度越來越快,在既有的臉書介面中還找不到剛看過的討論,新的通知又持續湧入。個別案件的處理也常常需要在多次電話聯繫中才有辦法找到合適的回應內容,或是剛好過程被打斷而忘記自己處理的狀態,下次想起來又得從頭來過。

我們後來嘗試透過第三方的服務記錄在臉書上出現過的留言,解決了原有操作介面不易掌握的問題;同時透過已經建置的專案系統跟各局處建立聯繫管道,在專案系統轉發臉書上的陳情資訊,大量的電話聯繫工作被專案系統取代,臉書陳情工作帶來的工作量才稍微能夠獲得控制。

台南其實是個自有預算不太充裕的都市,我們很多工作的推行必須仰賴中央補助,在發現錯過了幾個補助案之後,我們試著從公文系統取得各種跟中央補助有關的內容,目前透過人工放入專案系統追蹤,當發現有異常狀況時會主動關心與了解,希望能夠改善既有公文流程外的一些盲點。

我們在專案系統上帶入了越來越多的分工,現在已經有上百人參與其中,這些互動過程累積的資料成了一個知識庫,很多常見問題只要透過系統搜尋就可以找到答案;只是目前這些過程對大部分人來說是額外進行的操作,理想上應該跟既有系統結合來減少人工操作,這大概會是接下來努力的目標。

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